Printalli tegevusala on trükitud kommunikatsioon, nagu ajakirjad, ajalehed, kataloogid, brošüürid, otsepost, flaierid ja muu selline. Tootmine vastab ISO 9001 ja ISO 14001 standarditele ning ettevõte pakub trükiteenust, mis on sertifitseeritud PEFC, FSC, Nordic Swani ja ClimateCalci märgistega. Üle 65% toodangust läheb ekspordiks. Kliente teenindatakse lõuna- ja põhjanaabrite juures, Skandinaavias, Ühendkuningriigis, Hollandis, Prantsusmaal ja Saksamaal, kuid Printalli trükitud väljaanded on jõudnud lugejateni ka Põhja-Ameerikas, Aasias ja Aafrikas.
Väljakutsed
Pika ajalooga ja suure ekspordimahuga trükikoda Printall seisis silmitsi vajadusega kaasajastada oma personalihaldust. Peamised murekohad olid:
-
Süsteemide killustatus: Tööajaarvestust peeti Exceli tabelites, palgaarvestust Taavi programmis ning lisaks eksisteeris hulgaliselt eraldi faile ja käsitsi peetavaid arvestusi.
-
Keeruline tööajaarvestus: Ettevõttes töötab 175 inimest vahetustega ning kasutusel on lausa 35 erinevat vahetustsüklit, mis tegi tööaja ja graafikute haldamise väga keerukaks.
-
Manuaalne käsitöö ja paberimajandus: Lisatasude arvestus käis eraldi paberlipakute alusel, mille palgaarvestaja pidi käsitsi süsteemi sisestama.
-
Vajadus ühtse inforuumi järele: Eesmärk oli leida lahendus, mis viiks personali, palgaandmed ja töögraafikud kõik ühte süsteemi.
Lahendus
Koostööpartneriks valiti Digmatix Estonia, kellega oli varasem positiivne kogemus IT-auditi läbiviimisel. Ühtse süsteemi loomiseks võeti kasutusele tarkvara HRM4Baltics:
-
Automatiseeritud andmeliiklus: Töötajad kasutavad saabumise ja lahkumise registreerimiseks kiipi. Andmed liiguvad automaatselt HRM4Balticsisse, mis võimaldab lihtsalt võrrelda planeeritud ja tegelikku tööaega.
-
Põhjalik testimine ja paralleelkasutus: Juurutus algas 2024. aasta juunis. Ülemineku sujuvuse ja andmete õigsuse tagamiseks tehti 2025. aasta esimesed kolm kuud palgaarvestust paralleelselt nii uues kui ka vanas süsteemis. Neljandast kuust (aprillist) mindi täielikult üle uuele programmile.
-
Töötajate kaasamine ja harjumuste muutmine: Kuna iga uue süsteemi kasutuselevõtt nõuab harjumuste muutmist, kaasati graafikute koostajad juba varakult protsessi, tehti nendega koos seadistusi ja timmiti süsteemi vastavalt tagasisidele.
Tulemus
Uue HRM-lahenduse juurutamine andis Printallile käegakatsutavaid tulemusi ja viis protsessid uuele tasemele:
-
Märkimisväärne ajakokkuhoid: Lõputud Exceli tabelid ja eraldi dokumendid on kadunud. Juhid saavad nüüd lisatasusid ja preemiaid otse programmis kinnitada, vabastades palgaarvestaja paberlipikutelt andmete käsitsi sisestamisest.
-
Parem ülevaatlikkus ja andmekvaliteet: Kogu info ja aruanded on kiirelt ühest kohast kättesaadavad. Andmete kvaliteet ja võrreldavus on finantsjuhi sõnul “hoopis teisel tasemel”.
-
Lihtsustunud töökorraldus ja vähem vigu: Digmatix Estonia konsultantide toel muudeti kogu organisatsiooni töökorraldust, lihtsustati protsesse ja vähendati vigade hulka. Palgaarvestaja on uue loogilise süsteemiga väga rahul.
-
Vundament edasiseks digitaliseerimiseks: Kuna lahendati ära kõige valusam koht, on ettevõttel julgus astuda järgmisi samme. Juba on juurutuses Business Centrali finantsmoodul ning plaanitakse ka tootmistarkvara vahetust ja tükitöö arvestuse toomist HRM4Balticsisse.
