Stockmann ASi personalijuht Jane Pannel armastab muudatusi ning tervitab iga lahendust, mis aitab inimestel teha tööd targemalt, kiiremini ning tõhusamalt. 2024. aastal võttis Stockmann kasutusele uue palgaarvestuse tarkvara HRM4Baltics, mis on integreeritud grupiülese personali- ja tööajaarvestusprogrammiga ning võimaldab personalitöötajatel koostada lihtsasti erinevaid analüüse ja raporteid. Jane on Stockmannis töötanud ligi kaks aastat ning tema esimeseks suureks ülesandeks sai globaalse personaliprogrammi esimese mooduli juurutamine. „Olin sarnase projekti just eelmises töökohas lõpetanud, nii et see teema pole minu jaoks võõras. Stockmanni probleem seisnes selles, et igas riigis kasutati erinevaid, sageli vananenud tarkvarasid. Meie soov oli kõigis maades kasutusele võtta üks programm, et digitaliseerida ja ühtlustada personaliprotsesse ning seeläbi toetada paremini ettevõtte strateegiat ning otsuste langetamist. Vajadus tänapäevase tehnoloogia järele oli tugev ning kätte oli jõudnud tõesti viimane aeg digitaliseerimiseks.”
Väljakutsed
Stockmanni personalijuht seisis globaalse personaliprogrammi juurutamisel silmitsi mitmete ebaefektiivsete tööprotsessidega:
-
Vananenud ja killustatud tarkvara: Igas riigis kasutati erinevaid ja sageli vananenud tarkvarasid. Puudus ühtne lahendus, mis toetaks ettevõtte strateegiat ja otsuste langetamist.
-
Topeltkäsitöö andmesisestusel: Uue töötaja andmeid tuli sisestada lausa kolme erinevasse süsteemi, mis oli ajakulukas ja suurendas inimlike vigade riski.
-
Vajadus uue palgaarvestuse järele: Globaalse personaliprogrammi esimese mooduli juurutamisel selgus peagi, et lisaks tuleb välja vahetada ka kohalik palgaarvestuse lahendus.
-
Keeruline rahvusvaheline spetsiifika: Väljakutseks oli ühildada ja harmoniseerida üle 1500 töötajaga (neist 350 Tallinnas) divisjoni protsesse, säilitades samas igale riigile (nt Baltikum vs. Soome) omased seadusandlikud erisused.
Lahendus
Pärast põhjalikku taustauuringut valiti palgaarvestuse tarkvara partneriks DIGMATIX Estonia ning võeti kasutusele lahendus HRM4Baltics:
-
Kiire ja intensiivne juurutamine: Esimene hinnapakkumine saadi 2023. aasta oktoobris, leping sõlmiti jaanuaris 2024 ning juba sama aasta suvel mindi uuele süsteemile üle.
-
Pilvepõhine ja integreeritav platvorm: Valituks osutus HRM4Baltics, kuna see on loogiliselt üles ehitatud, pilvepõhine ja seda on lihtne integreerida teiste programmidega (sh grupiülese personali- ja tööajaarvestusprogrammiga).
-
Ettevõttespetsiifiline seadistamine: Programm kohandati vastavalt Stockmanni reaalsetele vajadustele ja praktikatele – sinna viidi sisse nii spetsiifilised puhkusearvestuse meetodid kui ka töötajate tervisetõendite ja tervisekontrolli info haldamine.
Tulemus
Uuele süsteemile üleminek muutis Stockmanni personaliosakonna töö märkimisväärselt kiiremaks ja targemaks:
-
Andmete ühekordne sisestamine: Info sisestatakse nüüd vaid ühte kohta, kust see liigub automaatselt kõikidesse vajalikesse programmidesse. See vähendas vigade arvu ja vabastas personalitöötajad andmesisestaja rollist, lubades keskenduda väärtust loovatele ülesannetele.
-
Sõltumatus asukohast: Tänu pilvelahendusele saavad personalitöötajad süsteemi turvaliselt kasutada igal pool, kus on internetiühendus.
-
Kiire ja sõltumatu aruandlus: Personalijuht ei pea enam andmete või analüüsi saamiseks ootama palgaspetsialisti, vaid saab vajalikud raportid süsteemist kätte kiirelt ja iseseisvalt.
-
Kõrgetele turvanõuetele vastavus: Digmatix Estonia ja pakutud lahendus sobisid Stockmanni divisjoni karmidele küberturvalisuse tingimustele, andes kindlustunde rahvusvahelisele suurkontsernile.
